Эксперты компании "Гарант" напомнили, что использовать личный автомобиль в служебных целях можно, заключив договор аренды

В рассмотренном примере учредитель (он же генеральный директор организации) планирует использовать свой личный автомобиль для нужд организации, при этом на автомобиле будет ездить другой сотрудник. В этой связи у организации возник вопрос: при каких условиях можно будет затраты, связанные с содержанием автомобиля, максимально включать в расходы организации для целей налогообложения?

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ разъяснили, что данные затраты можно будет включить в расходы предприятия для целей налогообложения при заключении договора аренды транспортного средства без экипажа, либо договора безвозмездного использования автомобиля (ссуды). Договор аренды – предпочтительнее, так как расходы на содержание автомобиля можно будет признать расходами для целей налогообложения, и при этом не придется платить налог на прибыль, как в случае договора безвозмездного использования (п. 8 ст. 250 НК РФ). Недостатком данной схемы является необходимость начисления арендной платы, перечисление ее собственнику автомобиля и удержание с нее НДФЛ в размере 13% (подп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209 НК РФ). Напомним, что если физлицо не зарегистрировано в качестве ИП, организация, от которой  оно получило доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налогообложение физлица, являющегося резидентом РФ, производится по ставке в размере 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Выплата компенсации владельцу автомобиля или договор аренды автомобиля с экипажем в данном случае не рассматривается, так как ездит на нем не собственник, а другое лицо.

Напомним, что по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). При этом арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст. 645 ГК РФ). Если иное не предусмотрено договором аренды, арендатор несет расходы на содержание транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включающие и приобретение ГСМ (ст. 646 ГК РФ).

Факт арендных правоотношений можно подтвердить такими документами, как договор аренды в письменной форме (ст. 643 ГК РФ), актами приема-передачи имущества от арендодателя арендатору и обратно, платежно-расчетными документами. Арендатор вправе учесть такие расходы в целях налогообложения прибыли, подтвердив их соответствующими документами (письмо Минфина России от 1 декабря 2009 г. № 03-03-06/1/780). Предусмотренная договором аренды транспортного средства арендная плата относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806). В общем случае датой отражения арендной платы является дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров. Если данное условие отсутствует, то расходы можно учесть в последний день отчетного периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Расходы на ГСМ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом основным документом для учета использования топлива являются путевые листы, которые не только обосновывают расходы на ГСМ, но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта (письмо Минфина России от 16  марта 2006 г. № 03-03-04/2/77).

В составе прочих расходов предприятие-арендатор может учесть также следующие расходы:

• расходы на ремонт автомобиля (письмо Минфина России от 1 февраля .2011 г. № 03-03-06/1/51);
• затраты на приобретение запасных частей (подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ);
• расходы по обязательному страхованию гражданской ответственности (подп. 5 п. 1 ст. 253 НК РФ, п. 1 ст. 263 НК РФ);
• расходы на добровольное страхование транспорта (подп. 1 п. 1 ст. 263, п. 3 ст. 263 НК РФ);
• расходы на добровольное страхование гражданской ответственности (подп. 8 п. 1 ст. 263 НК РФ,  подп. 10 п. 1 ст. 263 НК РФ).