Как учитывать документы за март, поступившие после 1 апреля?

© yupiramos / Фотобанк Фотодженика

Чаще всего, при проведении контрольных мероприятий ревизоры охватывают проверкой завершенный финансовый год, в числе прочего сверяя показатели годовой отчетности с данными итоговой Главной книги. И заметим, что органы Казначейства ежегодно выявляют несоответствие данных регистров бухгалтерского учета на отчетную дату данным бюджетной отчетности.

Между тем, установленное Инструкциями № 191н и 33н правило о том, что бухгалтерская и бюджетная отчетность составляется на основе данных Главной книги и других регистров бухгалтерского учета учреждения, в равной степени относится и к промежуточной отчетности по состоянию на 1 апреля, 1 июля и 1 октября. И проверяющие всегда могут сверить показатели представленной учреждением отчетности на любую из этих дат с данными его учета.

В этой связи напомним, что включение в бюджетную / бухгалтерскую отчетность показателей, не подтвержденных соответствующими регистрами бухгалтерского учета и/или первичными учетными документами является одним из нарушений, которое ст. 15.15.6 КоАП РФ квалифицирует как грубое.

Отражение в учете операций по первичным документам, поступившим после отчетной даты, может стать причиной расхождения данных учета и отчетности, если бухгалтер делает это необдуманно. Здесь, во-первых, важна установленная учетной политикой так называемая "дата отсечения" – предельный срок, когда первичные документы могут быть приняты бухгалтером для регистрации в учете. Нужно помнить, что документы, поступившие после этой даты, не могут попадать в отчетность истекшего отчетного периода. Даже если срок сдачи отчетности позднее "даты отсечения".

Второй момент – событие после отчетной даты. Это понятие у большинства прочно связано с годовым отчетом. Мы не часто задумываемся, что события после отчетной даты вполне могут иметь место и в квартальной отчетности, но это так. Поэтому принимая решение об отражении документа, полученного после 1 апреля, 1 июля и т.д., нужно определить, не фиксирует ли он событие после отчетной даты, и исходя из этого, учитывать его в соответствующем периоде. Только не забывайте, что поступление с опозданием первичных документов, относящихся к отчетному периоду, само по себе не является событием после отчетной даты – такие документы могут однозначно относиться к истекшему отчетному периоду, просто прийти с опозданием, как, например, ежемесячный Акт от поставщика коммунальных ресурсов.

Так как же правильно учитывать документы, поступившие, например, 20 апреля, когда квартальная отчетность уже представлена учредителю 10 апреля?

Здесь можно рассмотреть несколько вариантов:

• Провести датой 31 марта и больше никаких мер не предпринимать
  Такой подход абсолютно неприемлем, так как он повлечет несоответствие показателей, уже отраженных в отчетности (в данном случае – на 1 апреля), и данных бухгалтерского учета.
• Провести датой 31 марта и сообщить об этом органу-учредителю
  По сути, ничем не лучше предыдущего варианта – в учете будут отражены операции, которые не включены в представленную отчетность. Факт того, что учредитель уведомлен об этом, никак не повлияет на ситуацию и уж тем более не освободит от штрафа по ст. 15.15.6 КоАП РФ.
• Провести датой 31 марта и представить уточненную отчетность
  Конечно, это самый правильный вариант. Однако в случае если отчетность уже сдана, отражение "опоздавших" первичных учетных документов последним днем отчетного периода – квартала, полугодия, 9 месяцев – и представление уточненной отчетности возможно только по согласованию с органом-учредителем. Подчеркнем: согласие учредителя на внесение исправлений в уже представленную отчетность обязательно!
• Провести не позднее 21 апреля
  Поскольку подать уточненный отчет не всегда позволяют сроки, то наиболее приемлемым вариантом является учет документов, поступивших с опозданием, текущей датой – не позднее следующего дня после их поступления.